Finanzdienstleistung · Organisationsentwicklung

Wenn die Organisation schneller wächst als ihre Zusammenarbeit

Zuständigkeiten aus der Zeit, als man sich über den Flur kannte, auf die heutige Größe einstellen — Schnittstellen klären.

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   Ausgangslage

   Womit fing es an?

   Die Organisation war in wenigen Jahren stark gewachsen. Die Zuständigkeiten stammten aus einer Zeit, in der Abstimmung über den Flur funktionierte. Inzwischen liefen Vorgänge über mehrere Bereiche, ohne dass jemand den Gesamtablauf verantwortete. Die Folge waren Doppelarbeit, späte Eskalationen und die verbreitete Überzeugung, das Problem liege jeweils im anderen Bereich.

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   Ziel

   Was sollte anders werden?

   Klarheit darüber, wer was entscheidet, wer beteiligt wird und wo ein Vorgang übergeben wird. Nicht mehr Regeln, sondern weniger — dafür verbindliche.

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   Vorgehen

   Wie sind wir vorgegangen?

   Wir beginnen mit einer gemeinsamen Betrachtung realer Vorgänge: Zwei bis drei typische Abläufe werden von Anfang bis Ende auf ein Papier gebracht, mit allen Beteiligten im selben Raum. Regelmässig ist das der Moment, in dem sichtbar wird, dass niemand den ganzen Ablauf kannte. Daraus entstehen Vereinbarungen zu Entscheidungsrechten und Übergabepunkten, die anschliessend im Alltag erprobt und nach drei Monaten nachgeschärft werden.

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   Ergebnis

   Was ist daraus geworden?

   Geklärte Rollen und Entscheidungswege, an denen sich die tägliche Arbeit ausrichtet. Eskalationen kommen früher und sachlicher — sie betreffen Entscheidungen statt Zuständigkeiten.